Метки почты. Мастер позволяет создавать отчеты с сгруппированными записями и является самым простым способом создания отчетов. Он помещает выбранные вами элементы в отчет и предлагает шесть стилей отчетов. После завершения работы мастера можно доработать отчет в режиме конструктора. С помощью AutoReport можно быстро создать отчет, а затем внести в него некоторые изменения.
Чтобы создать автоотчет, выполните следующие действия: В окне базы данных перейдите на вкладку Отчеты, а затем нажмите кнопку Новый. Откроется диалоговое окно Новый отчет.
Выберите Автоотчет: в столбец или Автоотчет: Ribbon из списка. В поле Источник данных нажмите на стрелку и выберите таблицу или запрос в качестве источника данных. Нажмите кнопку OK. Мастер автоотчетов создает автоотчет в формате колонки или ленты по вашему выбору и открывает его в режиме предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. В меню Файл выберите команду Сохранить. В окне Сохранить введите имя отчета в поле Имя отчета и нажмите OK. <Изменение масштаба отчета Используйте лупу, чтобы изменить масштаб отчета. Чтобы просмотреть всю страницу, щелкните в любом месте отчета. Вы увидите страницу отчета в уменьшенном масштабе. Нажмите на отчет еще раз, чтобы вернуться к увеличенному виду. В увеличенном виде отчета точка, на которой вы щелкнули, будет находиться в центре экрана.
Для прокрутки страниц отчета используются кнопки навигации в нижней части окна. Печать отчета Вы можете распечатать отчет, выполнив следующие действия: В меню Файл нажмите Печать. В области Печать выберите опцию Страницы. Чтобы распечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по". Перед печатью рекомендуется предварительно просмотреть отчет, выбрав пункт Предварительный просмотр в меню Вид.
Если в конце отчета печатается пустая страница, убедитесь, что вы установили значение параметра Высота для примечаний отчета равным 0. Если при печати промежуточные страницы отчета оказываются пустыми, убедитесь, что сумма ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширины листа, указанной в диалоговом окне Параметры страницы в меню Файл.
Создание отчетов. Курс "Основы проектирования баз данных". Прежде чем приступить к работе, необходимо выбрать источник, из которого будут взяты записи отчета. Отчет может быть простым списком или подробной сводкой данных о продажах, сгруппированных по областям. Но в любом случае сначала нужно определить, какие поля содержат данные, которые вы хотите включить в отчет, и какие таблицы или запросы содержат эти данные.
После выбора источника записей для отчета проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов - это инструмент Microsoft Access, который поможет вам создать отчет на основе ответов на заданные вами вопросы. Наряду с данными, извлеченными из таблиц и запросов, отчет содержит информацию о макете отчета: метки, заголовки, рисунки и так далее.
Таблицы и запросы, содержащие базовые данные, называются источником записей отчета. Если все поля, которые вы хотите включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица является источником записей. Если поля содержатся в нескольких таблицах, то в качестве источника записей необходимо использовать один или несколько запросов.
В некоторых случаях эти запросы уже существуют в базе данных, но может потребоваться создание новых запросов специально для данного отчета.
Создание отчета с помощью инструмента "Отчет" Это самый быстрый способ создания отчета, поскольку он генерирует отчет сразу, не запрашивая дополнительной информации. Отчет будет содержать все записи базовой таблицы или запроса. Хотя полученный отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит вам быстро просмотреть основные данные. Затем отчет можно сохранить и отредактировать в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.
В области перехода щелкните таблицу или запрос, на основе которого вы хотите создать отчет. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите Отчет. Access создает отчет и отображает его в режиме макета.
После просмотра отчета вы можете сохранить его, а затем закрыть и его, и источник записей - таблицу или запрос. В следующий раз, когда вы откроете отчет, Access отобразит в нем последние данные из источника записей.
Создание отчета с помощью мастера отчетов Мастер отчетов предоставляет больше возможностей при выборе полей для включения в отчет. При этом вы можете указать, как группировать и сортировать данные, а также включить поля из нескольких таблиц или запросов, если вы уже определили связи между этими таблицами и запросами. На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите Мастер отчетов. Следуйте инструкциям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите Готово.
Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати. Вы также можете увеличить масштаб, чтобы увидеть детали. Если вы хотите добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте кнопку Далее или Готово в мастере отчетов после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите этот процесс выбора для другой таблицы или запроса и выберите любые другие поля, которые вы хотите добавить в отчет. <Затем нажмите кнопку Далее или Готово, чтобы продолжить. Мастер наклеек поможет вам создать наклейки большинства стандартных размеров. На панели Переход дважды щелкните источник записи наклейки - таблицу или запрос. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
Просто следуйте инструкциям на страницах мастера создания наклеек. В Access наклейки отображаются в режиме предварительного просмотра, чтобы дать вам представление о том, как они будут выглядеть при печати. Вы можете использовать ползунок в строке состояния для увеличения масштаба, чтобы увидеть детали. Предварительный просмотр - единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других режимах данные отображаются в одном столбце. Если по какой-то причине ни инструмент "Отчет", ни мастер отчетов не подходят для вашего отчета, вы можете создать отчет с нуля с помощью инструмента "Пустой отчет".
Это очень быстрый способ, особенно если отчет должен содержать небольшое количество полей. Чтобы воспользоваться инструментом "Пустой отчет", выполните следующие действия. На вкладке Создание группы Отчеты нажмите Пустой отчет. Пустой отчет появится в режиме макета, а в правой части окна Access появится окно Список полей.
Окно, содержащее список всех полей в базовых исходных записях объекта базы данных, за исключением страницы доступа к данным в режиме конструктора. В режиме конструктора страницы доступа к данным список полей содержит список всех источников записей и всех полей в подключенной базе данных. Перетащите каждое поле по очереди на отчет или, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
С помощью инструментов группы "Элементы управления" на вкладке "Форматирование" можно добавить в отчет логотип компании, заголовок, номера страниц, дату и время.
Разделы отчета В Access макет отчета разделен на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создать отчет, необходимо понимать, что делает каждый раздел.
Например, выбор раздела для размещения вычисляемого элемента управления определяет, как будет вычисляться результат. Ниже перечислены типы разделов и то, что они делают. Заголовок отчета печатается только один раз в начале отчета. Заголовок включает информацию, которая обычно размещается на обложке, например, логотип компании, заголовок отчета или дату.
Если заголовок отчета включает вычисляемый элемент управления, который использует статистику Sum, сумма рассчитывается для всего отчета.
Заголовок отчета печатается перед заголовком. Заголовок печатается в верхней части каждой страницы. Заголовок используется, например, когда необходимо, чтобы название отчета повторялось на каждой странице. Заголовок группы Печатается перед каждой новой группой записей.
Используется для печати заголовка группы. Например, если отчет сгруппирован по частям, названия групп можно поместить в заголовки групп. Если в заголовке группы поместить вычисляемый элемент управления, использующий статистику Sum, то сумма будет вычисляться для текущей группы.
Область данных Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записи. Он содержит элементы управления, составляющие основное содержание отчета. Примечание группы печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы может быть использовано для печати краткой информации о группе. Нижний колонтитул Печатается в нижней части каждой страницы. Используется для нумерации страниц и печати информации о странице.
Примечание к отчету Печатается один раз в конце отчета. Примечание к отчету можно использовать для печати итогов и другой итоговой информации по всему отчету. В дизайнере примечание к отчету находится под колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра примечание к отчету располагается над колонтитулом, сразу после примечания группы для последней группы или строки детализации последней страницы.
Я не понял, что Вы имеете в виду?
Даже и так